Projectplannen & Riders

Plan en begroting

Algemene gegevens

Voor de lezer is het fijn om te weten met wie ze te maken hebben. Begin je projectplan/aanvraag met wat algemene gegevens over jullie zelf, contactgegevens, mogelijk een website en de datum van de laatste aanpassing.

Naam project + Projectgegevens

Omschrijf kort het project/plan. Neem hiervoor maximaal een alinea en houdt het bondig.

Uitvoerenden

Vertel wie er meewerkt aan het project. Benoem hierbij niet enkel de eerste ring uitvoerenden maar ook betrokken partijen als investeerders, een mogelijke boeker en/of management.

Planning

Beschrijf duidelijk wanneer je begint en wanneer je bepaalde deadlines hebt. Hoe inzichtelijker de planning, hoe beter te toetsen is of het plan haalbaar is. Dit is zeer belangrijk voor bijvoorbeeld fondsen verstrekkers of andere partijen met wie je misschien samen wilt werken.

Noem (bij een muziekproductie bijvoorbeeld):

• Startdatum
• Tijdsbestek opnames
• Deadline mix
• Deadline master
• Uiterlijke aanlever datum voor de vinyl/cd pers
• Release datum
• Start promotie
• etc.

Muziek

Geef linkjes naar bestaande fragmenten, maak hier bijvoorbeeld een mooie mix van kijk en luister materiaal. Zorg echter wel dat de aangeleverde bestanden nog relevant zijn wanneer je dit maakt. Oude opnames zit niemand op te wachten. Zorg ook dat de linkjes die je aanlevert langer beschikbaar zijn dan 2 weken. Aparte soundcloud afspeellijsten of verborgen youtube filmpjes zijn hier goede oplossingen voor.

Exploitatie

Vertel duidelijk wat je gaat doen om maximaal je project/productie te benutten. Welke inkomsten komen er binnen, denk lange termijn. 2 jaar vooruit denken is niet ongebruikelijk.

Promotie

Hoe ga jij je project/productie promoten? Welke partijen heb je hier voor nodig? Welk medium ga je gebruiken? Enkel online of ook fysiek? Ga op zoek naar perslijsten, zoek contact met regionale en provinciale ‘pop medewerkers’. Grote kans dat veel mensen je willen helpen en je je netwerk kan verbreden.

Geef ook duidelijk aan hoe je je digitaal profileert en hoe je dit gebruikt ten behoeve van eventuele verkoop. Hier kan je bijvoorbeeld linkjes naar bestaande posts, filmpjes aan toe voegen om een duidelijk beeld te geven. Werk je vaak met een bepaalde foto/videograaf? Zet hem/haar portfolio in je plan.

Begroting

Het belangrijkste van het projectplan is, naast het goede idee, de begroting. Het is altijd goed om hier vroegtijdig over na te denken, dit voorkomt mogelijk oplopende kosten halverwege je traject.

Het is raadzaam om voorafgaand aan je project als offertes aan te vragen bij de verschillende partijen met wie je wilt samenwerken. Mocht je er achter komen dat een bepaald onderdeel te veel geld kost kan je op tijd op zoek naar andere oplossingen.

De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten heeft een mooi bondig overzicht wat er allemaal komt kijken bij het opnemen van een album. Maak je voor het eerst een album, klik dan vooral even op de link.

Riders

Een goede technische rider is een fijne voorsprong bij een optreden. Niet alleen geef je daarmee duidelijk aan wat je wilt, ook laat je aan de crew een professionele houding zien. Er zijn echter veel go’s en no go’s.

Hier rechts hebben we een file gemaakt met een voorbeeld rider. Een paar snelle tips:

• Maak je rider altijd zo duidelijk en overzichtelijk mogelijk. Creativiteit ziet men liever op het podium;)
• Gebruik geen overbodige plaatjes of kleuren, technici zijn altijd erg zuinig op hun inkt.
• Nummer je pagina’s goed, zorg dat je op elke pagina kan zien welke pagina het is van je rider en hoeveel pagina’s er in totaal zijn. 1 van 4, 2 van 4, enz.
• Vergeet niet op elke pagina de naam van je act te vermelden. Om diezelfde reden uiteraard.
• Zet ook op elke pagina (in bijvoorbeeld de voetnoot) een datum met de laatste update. Zo kunnen technici snel zien of de rider nog recent is gewijzigd en trekken ze waarschijnlijk even aan de bel als er staat 04.05.2017.
• Wees niet te uitbundig in je hospitality rider, maar het kan geen kwaad om om wat flesjes water/biertjes en een maaltijd te vragen. Bel altijd nog even na om niet bij het optreden voor verassingen te komen staan. Een dubbelcheck is al helemaal de moeite waard als er vegetariërs in de groep zitten.

Download hier een voorbeeld Rider.